Отраслевой журнал

Наружка. Издание для производителей рекламы №138, февраль 2021
Технологии производства визуальной рекламы
Главный отраслевой портал

Управление временем – легко и просто!

Чувство времени - это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «Сколько времени займет подготовка отчета о выполненном проекте?», «Сколько ехать от дома до офиса?», «Который сейчас час?»… Для многих этот голос известен под термином «внутренние часы». Это физическое ощущение движения времени, восприятие телом, а не умом. И это очень важно, потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает нам возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности.




Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Оно есть у каждого из нас, только у одних работает с точностью до минуты, а у других разлажено:. При этом методы развития чувства времени просты и доступны любому. О них мы и расскажем.

Зачем нужно чувство времени?
Первое важное значение чувства времени – для планирования деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов срывается. Почему? Вы можете привести массу причин, но следствие одно: план не выполнен. Следовательно, он не был реален еще на стадии составления.

Реальный план - только тот, который воплощается! Все остальное можно смело оставить романтикам. Нам же с вами нужен инструмент для успешного планирования. Основная причина иллюзий – слабое чувство времени. Если вы хорошо владеете чувством времени, то имеете гораздо больше шансов точно планировать свой день.

Следующая область использования чувства времени – это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы. И тут внутренние часы забьют тревогу: «С такой скоростью нам работать никак не меньше четырех с половиной часов!», а у вас переговоры через 30 минут. Многих такая ситуация будет нервировать. Чтобы вернуть себе спокойствие, достаточно лишь принять решение о том, как поступить в данной ситуации. Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам, скорректировав планы на день, или же перенести переговоры, если это возможно. А можно выбрать наиболее важное, и успеть уложиться в оставшеиеся 30 минут. Таким образом, чувство времени помогает вам выработать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требуемое для нее время. И как следствие этой реалистичности – помогает сделать вовремя большинство задуманных дел. Именно помогает, а не решает за вас. Оно лишь дает информацию для принятия решения. Решение нужно принять лично вам.

Третья область применения чувства времени – контроль стресса. Что такое стресс? Это – эмоциональная нагрузка на психику, которую человек испытывает в результате неблагоприятных внешних воздействий или же под влиянием собственных комплексов. Какая связь с чувством времени? Предположим, вы берете на себя ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный – вы работаете и радуетесь жизни. Если нет – вы в цейтноте! В результате опасения того, что работа не будет выполнена в срок, возникает стресс. Так зачем мы берем на себя непосильную ношу? Причин множество. Но проблема тех, кто хотел бы справляться с работой вовремя, готовых сказать «нет» чрезмерной нагрузке, но все же – работающих сверх нормы, заключается в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс.

Как определить, справитесь ли вы со взятым на себя объемом работ или нет? Ответ кроется в точности настройки чувства времени. Если оно развито и настроено точно, при определении объема работы вы можете точно знать, где начинается та черта, за которой работа превращается в самоистязание. Имея такую информацию, можно уже вполне реально планировать. «Возьму четыре проекта – буду неделю в стрессе, возьму три – будет парау дней незагруженных». Роль чувства времени в контроле стресса в этом и заключается: вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию, если вышли за свой «дедлайн».

Итак, чувство времени есть у каждого из нас. Степень его развития различна, и зависит большей частью от рода деятельности. Как его можно использовать: планировать дела, управлять собой, контролировать стресс… Перейдем к их рассмотрению возможностей его улучшения.

Методы развития чувства времени
Итак, мы убедились, что чувство времени – важная составляющая повседневности. Но вот вопрос: как эту составляющую заставить работать на себя? Есть ли упражнения, методики, позволяющие повысить точность моих внутренних часов? Упражнения не только есть – они просты в исполнении, и довольно быстро приносят реальные результаты.
Рассмотрим имеющиеся в нашем арсенале и доступные каждому упражнения для развития чувства времени.

Самое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события дела смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Назначайте реальные сроки для выполнения!

Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем сильнее вы превысили лимит в 5 минут – тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение, калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.

Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала – окончания, и кратко – название дела. К примеру:
- дорога на работу: время начала – 10.07, время окончания – 10.50;
- подготовка к совещанию: время начала – 10.55, время окончания – 11.44,
и т.д.

Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и просто запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад?.. К тому же, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное – процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а ведь именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.

Как это выполнять проще? Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!
Основное правило применения хронометража впервые – не переусердствовать. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и в нашем случае следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.

Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение.

В результате таких упражнений за четыре-шесть недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего одна-две недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и восьми недель окажется недостаточно.

Однако, для успешного управления собой во время работы следует уделить еще месяц-полтора хронометражу, и довести точность до 90-95%. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да и подвести стрелки.

Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Не удивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 60 секунд? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна, ведь от этого зависит победа! Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в девяти случаях из десяти точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т.д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес – тоже, и без ряда других деталей. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.

Искажение восприятия времени
И в завершениеи разговора о чувстве времени затронем искажение его восприятия.
Что это такое? Когда одно и тоже то же событие воспринимается нами как длящееся во времени с разной скоростью. К примеру, два события длительностью 30 минут могут восприниматься совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как бесконечная зубная боль. При этом на самом деле оба мероприятия длились одинаковое время, но наши внутренние часы отсчитывали их по-разному. Почему так происходит?

Наше сознание может переживать различные состояния. В каждом из них время воспринимается по-особому. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно или отрицательно), сосредоточенно работаем, спим, или погружены в размышления (пребываем в раздумье).

Хорошо известен следующий феномен. Если человек находился в трансе около часа, и после выхода его спросятить, сколько прошло времени, то в ответ будет озвучена величина в интервале 5-10 минут. Разница в десятки раз! Теперь представьте, что при планировании вы не учли состояние сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая ситуация. Собираетесь на праздничный банкет, ориентируетесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство времени, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на мероприятии. Торжество идет на редкость весело, интересно – время летит незаметно. И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день – выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается чувство времени, – могли выделить на праздничный вечер больше времени изначально или же найти способ напомнить себе и уйти вовремя. К примеру, поставить таймер.

Та же Сситуация с переговорами. Если они идут интересно и интенсивно, времения никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные планы или, что еще хуже, вы не успеваете решить за время переговоров важные пункты вопросы и прийти к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную встречу, а это - расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.

То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами, а пятнадцать минут – наоборот, часом. Ведь бывает такое? Очень важно прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, особенно ваших коллег и близких.

Что в итоге
Чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо, зависит от рода деятельности. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.

Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.
Вы согласны? Тогда – вперед!

Александр Горбачев, эксперт компании Consulting Group Time-M

Количество просмотров: 1105

База знаний

Другие публикации раздела

Смотреть все публикации

ERP vs CRM. Какое программное обеспечение выбрать для управления рекламным производством?

24 февраля 2021 Развитие бизнеса
Цифровизация экономики мотивирует компании в разных секторах бизнеса внедрять программное обеспечение для оптимизации ресурсов и эффективного ведения бизнеса. О том, как разобраться в выборе предлагаемого на рекламном рынке ПО, мы поговорили с Александром Демченко, создателем программы Bon Sens. 

Буквы с жидким акрилом. Сравниваем цены за 1 см высоты

17 декабря 2020 Развитие бизнеса
В прошлом номере журнала мы делали сравнение стоимости готовых объемных букв, изготавливаемых с использованием разных шрифтов разного размера. При этом мы рассматривали стандартную технологию производства, когда буквы делаются вручную. Учитывая возрастающее количество установленных в РПК участков с бортогибочными станками (бендерами) и жидким акрилом, мы также сделали сравнительные расчеты и для этой новой технологии.

«Я подумаю», — сказал клиент. Что делать?

14 декабря 2020 Развитие бизнеса
Речевые скрипты для менеджеров по продаже рекламных услуг.

Сколько стоит сантиметр объемной буквы для вывески?

На сайтах многих рекламно-производственных компаний можно увидеть предложение производства объемных букв с указанием цены за 1 см высоты. Насколько корректен такой расчет? Сколько в действительности должна стоить объемная буква?