— Алексей, вы давно внедряете «Рекламную смету». Расскажите, кому внедрение дается относительно легко, а с кем возникают сложности?
— Среди наших клиентов есть два типа компаний. Это компании, которые относительно недавно начали бизнес и опытные игроки рынка, которые уже не первый год работают на устаревших системах учета – ведут расчеты в excel или вовсе в блокнотах, отдельно ведут бухгалтерию, отдельно протоколируют этапы производства и т.д.
К первой категории часто относятся относительно молодые предприниматели, которые привыкли всё оцифровывать. Даже купив небольшой печатный станок, они тут же стремятся внедрить систему учета, которая охватывала бы все бизнес-процессы и могла бы масштабироваться вслед за ростом бизнеса. С ними, как правило, проблем не бывает, внедрение происходит довольно быстро.
Почему? Потому что компания понимает цели внедрения, сразу закрывает узкие места, связанные с калькуляцией, с учетом бизнес-процессов, со складом и финансами. И компания просто сходу из коробки получает решение этих своих задач.
— На мой взгляд здесь есть еще один важный момент. Когда компания небольшая, работает недолго, у нее еще не так глубоко внедрены бизнес-процессы. Благодаря этому можно настраивать ERP-систему практически с нуля, не ломая сложившиеся традиции ведения бизнеса. Так?
— Да, это правильное замечание. Слом старой парадигмы, в которой все привыкли работать, — это один из самых сложных моментов, который приходится преодолевать при внедрении в компаниях, которые достаточно успешно работают в рекламном бизнесе последние 10-20 лет, но при этом учет ведут почти что «на коленке».
Преодоление сопротивления сотрудников, которые привыкли годами работать по определенной схеме, — это очень большая проблема, решить которую можно, лишь проделав серьезную работу.
И как раз успех быстрого и простого внедрения в компаниях первого типа, обусловлен в том числе и тем, что не надо преодолевать это сопротивление.
У нас даже была пара примеров, когда пришлось целиком поменять отдел продаж просто из-за постоянного саботажа ими работы в CRM-системе. Зато потом пришли новые люди, сели за рабочие места и спокойно начали работать.
Мы же прекрасно понимаем, что большинство сотрудников на работу приходит работать с 9 до 19, получают свою зарплату и не хотят никаких изменений. Чем меньше у них изменений и потрясений на работе, тем им проще. Они влились в определенную схему работы, а любые изменения вызывают дискомфорт и стресс.
А еще в таких компаниях бывают «звёзды», которые могут диктовать свои условия и блокировать перемены.
Поэтому, когда мы рассматриваем второй тип кампаний, то базовая и самая сложная проблема запуска ERP-системы — это человеческий фактор, преодоление которого требует железной воли руководителя внедрения.
— Кроме сопротивления сотрудников, с какими еще трудностями сталкивается компания при внедрении профессиональной системы учета?
— Если говорить о молодых компаниях, то сценарий внедрения для них самый простой. У нас, кстати, под этот сценарий есть специальный режим запуска облачной базы, когда получить её можно в течение пары часов и дальше уже самостоятельно заполнять справочники и работать в ней постоянно. Компания переходит на новый продукт и начинает работать.
Когда мы приходим в компанию, которая, например, 10 лет на рынке, у нее есть свой список постоянных клиентов, которых она обслуживает, выработались свои внутренние процессы, свои механизмы учета материалов, взаиморасчетов, всякая другая практика, возникает ряд типичных задач, которые решаются практически на каждом внедрении.
И, кстати, именно эти процессы и практика часто являются причиной, из-за которой к нам приходят клиенты, чтобы внедрить ERP-систему, потому что они уже не позволяют в должной мере контролировать бизнес.
— А что мотивирует компании внедрить программу управления рекламным производством?
— Иногда может показаться, что базовая причина – потребность в правильном калькуляторе заказов, по крайней мере, очень многие начинают разговор именно с него.
Но если разобраться глубже, то основные причины три: управление финансами и документооборотом, складской учет и управление рентабельностью на основе грамотной калькуляции заказов.
В большинстве компаний, куда мы приходим, есть бухгалтер, который в какой-нибудь типовой бухгалтерии ведет стандартную дебеторку-кредиторку, выставляет счета, делает отгрузочные документы. Задания, как правило, им раздают менеджеры, и таким образом ведется весь регламентированный учет, который не всегда связан с основной системой учета для контролирующих органов.
Когда у вас работают, например, 10 менеджеров, то у вас один бухгалтер не сможет обслуживать весь документооборот с клиентами, и он не сможет параллельно вести взаимодействие с контролирующими органами, с поставщиками и так далее.
Отсутствие подобной системы, делегирующей рутинный документооборот в отдел продаж, просто раздувает штат бухгалтеров, что снижает рентабельность бизнеса или повышает риски ошибок в учете.
Другая частая проблема — это учет материалов. Часто компании стараются автоматизировать какие-то производственные процессы, но до автоматизации складского учета доходят в последнюю очередь.
И вот, когда мы на внедрениях начинаем анализировать клиентские базы, то обнаруживаем порой миллион-два рублей, которые просто закопаны на складах в материалах. И никто не знает, что это за материалы. То есть отсутствует культура ведения складского учета, практика проведения инвентаризации, учет материалов в разрезе изделий, заказов, технологических карт.
Очень часто, кстати, бывает ситуация, когда сотрудники производства не являются материально ответственными лицами и не отвечают за расход материалов, что усугубляет ситуацию.
Это одна из задач, которую мы решаем практически каждый раз при внедрении программы.
Следующая задача - понимание рентабельности заказа. Когда менеджер, считает заказ, у него есть определенные цифры, которыми он оперирует. Менеджер прозванивает поставщиков, анализирует цены закупки и так далее. Затем делает расчёты. Но при отсутствии прозрачной системы калькуляции сложно проверить, насколько корректно он всё посчитал, сколько материалов списал в заказ.
Соответственно, не ведя учет расхода материала в разрезе заказов, компании теряют огромный пласт аналитики, связанный с корректностью расчета, актуальностью прайс-листов, актуальностью цены и так далее.
Поэтому наведение порядка на складах напрямую связано с деньгами, от этого зависит и экономика, и ценовая политика компании и много всего.
— А еще ведь есть история, когда компания использует несколько юридических лиц. Например, для работы с крупными клиентами договора заключаются от компании на НДС, а для работы с мелкими – от ИП или ООО на УСН. Но для собственника важна не только в целом рентабельность его бизнеса, но и каждого юридического лица в отдельности.
— При этом иногда складывается такая интересная практика, когда материалы покупаются от той компании, где есть деньги, а, соответственно, принимается оплата туда, куда нам надо, а бухгалтер потом как-нибудь это все дело сведет и как-нибудь посчитает затраты.
Такие сценарии могут быть автоматизированы с точки зрения корректности ведения учета. Кроме того, можно настраивать различные уровни наценок на выпускаемый товар, можно балансировать налоговую нагрузку внутри своего микрохолдинга. Это тоже часто встречающийся участок автоматизации.
— И всё же, как было сказано выше, самый частый запрос начинается с калькулятора заказа…
— Наша «Рекламная смета» - это не калькулятор, это полноценная ERP-система, которая автоматизирует все параметры учета, но калькулятор — это то, что лежит на поверхности, фасад программы. Это то, с чего начинается любая продажа любого сложного рекламного изделия.
У технолога появляется механизм настраиваемых калькуляторов, то есть ему не надо в голове держать схему сборки конструкции, либо схему выполнения монтажных работ, например. Особенно, монтажных работ. Часто, когда спрашивают, как вы считаете доставку или монтаж, многие задумываются, потом часто сами не знают, как считают, делают это эмпирическим путем.
Почему? Потому что никто не занимается автоматизацией расчета тех самых доставок и монтажей. Хотя, казалось бы, алгоритм такой же, как для любой рекламной конструкции.
Укажите, есть ли лестница или необходимы леса, или вышка. Укажите тип поверхности, необходима ли работа в выходные и праздничные дни, укажите количество часов и прочее-прочее. Если вы можете описать процесс, исходя из этих параметров, то несложно будет и рассчитать стоимость монтажа, стоимость доставки и так далее. Такой несложный калькулятор позволит снять с технолога рутинные запросы от отдела продаж.
В нашей системе реализован механизм, позволяющий посчитать любое изделие. Причем, это не просто калькулятор в виде таблички или деревца какого-то. Мы делим калькулятор на блок вводимых параметров и блок результатов расчета, что позволяет резко упростить интерфейс для менеджера и упростить расчет, сделать его более понятным с сохранением универсальности и гибкости. Механизм нашей платформы позволяет сделать как калькулятор, рассчитывающий доставку, так и калькулятор, рассчитывающий сложную крышную конструкцию. Здесь главное, чтобы технолог создал методику расчета и смог ее сформулировать.
В нашей базовой концепции менеджеры являются материально ответственными лицами и ведут самостоятельно весь документооборот с клиентами, в один клик создавая набор документов для клиента, не дергая бухгалтерию.
— Мы говорили в начале интервью, что сопротивление сотрудников – одна из главных проблем при внедрении новой системы. Переманить их на свою сторону можно, лишь показав преимущества не только для компании в целом, но и для каждого сотрудника в частности.
— Действительно, залогом успешного внедрения нового программного обеспечения является заинтересованность в этом всех отделов компании. И как раз комплексная ERP-система позволяет показать преимущества для каждого отдела.
Работники склада могут быстрее и проще вести инвентаризацию, делегировав права по списанию материалов на производство.
Для отделов производства вы создаете очереди на выполнение работ, а также понятные документы, позволяющие учитывать расход материалов вплоть до каждого рабочего.
Для отдела продаж ERP-система дает те самые калькуляторы, документооборот и полный контроль сделки с клиентом от момента просчета заказа и отправки заявки в каждую стадию производственного процесса до монтажа на объекте заказчика.
Для бухгалтерии работа в единой системе снимает огромный пласт ручной работы по заведению счетов, отгрузок, по формированию каких-то дополнительных документов и так далее. Бухгалтеру остается заниматься только финансами и отчетностью.
Настраивая любой из этих участков в качестве самостоятельного процесса, вы не синхронизируете его с общими процессами, создаете повышенную нагрузку на каждый отдел, рискуете совершить ошибку, получить неверные выходные данные. В единой же системе все процессы взаимосвязаны.
Чем еще хороша автоматизация в единой системе? Тем, что менеджер может полностью держать под контролем каждый свой заказ, понимая на каком этапе он находится, кто тормозит процесс, не позволяя по этому заказу получить бонусы.
То есть менеджер превращается из равнодушного продавца в супермаркете, работающего по прайс-листу, в реально продающего менеджера, который заинтересован в доведении сделки до конца.
Мы рекомендуем систему бонусов, при которой менеджер получает вознаграждение в случае полного закрытия сделки. Это отличная практика, так как в этом случае не только заказ выполнен, но и получена оплата, подписаны все договора и закрывающие акты, произведен учет всех используемых материалов и прочих ресурсов. И в случае единой ERP-системы, как «Рекламная смета», все эти процессы взаимосвязаны и максимально автоматизированы.
— При этом каждая сделка будет гарантированно прибыльная?
— При этом сделка будет гарантированно прибыльная, потому что, работая в единой системе, менеджер на стадии просчета знает и видит, какие материалы пойдут в работу, что в целом войдет в себестоимость изделия. Суть калькулятора не в том, чтобы посчитать продажную стоимость. Суть калькулятора в том, что мы знаем, как считается данное изделие, из чего оно состоит, из каких работ, из каких материалов.
Все это позволяет понять плановую рентабельность будущей сделки. Кстати, по завершении сделки мы получаем фактическую рентабельность, когда уже реально списываем материалы и видим затраченное время на выполнение работ.
Понятно, что что-то может измениться – цена на материалы, могут возникнуть какие-то непредвиденные расходы, простои и т.д. Система позволяет увидеть разницу между расчетной себестоимостью и фактической, а также причины, по которым эта разница возникла. Такой анализ позволяет сделать более тонкую подстройку калькулятора и в перспективе свести к минимуму эту разницу, что гарантирует прибыль каждой сделки.
— Если я правильно понимаю, при внедрении ERP-системы вы не просто помогаете инсталлировать программу, занести какие-то данные и так далее, но и в том числе привести в порядок бизнес-процессы. То есть это даже немного выходит за рамки вашей основной деятельности, но без этого ведь никак?
— Особенность программы «Рекламная смета» в том, что это учетная система, задача которой решать и нивелировать определенные проблемы, накопившиеся на предприятии, настроить и восстановить учет так, чтобы эти проблемы не возникали снова. А отсюда следует, что любое приобретение нашего продукта состоит из покупки лицензии программы и дальнейшего внедрения.
Внедрение же можно разделить на две части. Первая часть – это когда мы рассказываем, какие бывают настройки, что куда необходимо заносить, знакомим с интерфейсом программы. А вторая часть – это своего рода бизнес-консультации, когда мы объясняем, как правильно всё организовать на предприятии, чтобы эффективно управлять им с помощью нашей ERP-системы. Например, мы рассказываем, что не должно быть доступа к складу у рабочих, что материалы при хранении нужно разделять на начатые и нетронутые. В общем, это всё достаточно очевидные несложные советы, которыми многие пренебрегают, но следование которым может навести порядок на предприятии, а, значит, увеличить его прибыль.
У нас довольно-таки богатый опыт во внедрении программы на совершенно разных предприятиях, и мы можем сразу сказать, как правильно, и объяснить, что будет, если сделать по-другому, какие будут последствия.
Без этого да, никак. Мы не просто магазин, торгующий программным обеспечением. Мы больше работаем как методисты, которые разрабатывают ПО для решения определенных проблем и помогают компаниям внедрять решения, которые позволяют работать более эффективно и получать больше прибыли.
Как понять, что момент для внедрения ERP-системы настал? Алексей Прилепский советует владельцам обращать внимание на характерные звоночки:
• Хаос на складе. Если руководитель не может в любой момент узнать, какие материалы и на какую сумму лежат на складе, а сотрудники постоянно закупают всё «с нуля», игнорируя залежи старых запасов, — пора бить тревогу. Когда вокруг станков по углам стоят недомотанные рулоны плёнки, куски пластика и прочие «неподотчётные» остатки, с которыми никто не отчитывается, учёт явно трещит по швам.
• Просчёты заказов затягиваются. Если менеджеры считают смету по несколько дней, бегая от склада к технологам, клиент в итоге уходит, не дождавшись предложения. «Считать заказ два дня — неправильная история. Клиент уйдёт к тому, кто посчитает за час или на лету», — напоминает эксперт. В современных реалиях без ERP обеспечить скорость расчётов всё сложнее.
• Бухгалтерия “зашивается”. Признак беды — когда бухгалтеры в выходные пытаются закрыть месяц, многократно переправляя цифры вручную. «Не должен бухгалтер в субботу вечером сидеть и двадцать пять раз перезакрывать месяц, что-то там исправляя», — категоричен Прилепский. Регулярные ошибки в отчётности, штрафы и запоздалые правки — явный сигнал, что ручной учёт не справляется.
• Потеря управляемости. В малом бизнесе собственник держит всё в голове; по мере роста это становится невозможно. Если вы больше не можете одним взглядом охватить всю картину заказов и оплат, чувствуете, что процессы ускользают из-под контроля, — значит, пора систематизировать управление.
Если в компании проявляется хотя бы один из этих симптомов, это верный признак: она созрела для внедрения ERP. Настало время наводить порядок в учётной системе, вводить регламенты и дисциплину в работу всех подразделений. Внедрение ERP — не просто установка новой программы, а шанс вывести бизнес на новый уровень зрелости.
