Что дают регламенты?
Регламент – это свод тех правил, которых мы хотим придерживаться в своей организации. Это описание задач и действий сотрудников, что они должны делать, как они должны получать информацию, куда они должны идти с тем или иным запросом, как должны взаимодействовать между собой подразделения и т. д.
Внедрение регламентов обеспечивает стабильность и предсказуемость действий и последствий, прозрачность деятельности компании, освобождает время руководителя для решения стратегических вопросов...
С чего начать внедрение регламентов?
Начинать внедрение регламентов желательно с формирования миссии, целей и задач компании. И это не необходимая формальность, а та дорожная карта, на основе которой будут формироваться регламенты, чтобы они не противоречили основным принципам развития организации.
Как правило, эти базовые стандарты формирует собственник компании. Затем он устанавливает их как стандарты для топ-менеджмента - для директора предприятия, коммерческого директора, технического и т.д. Видение мира собственника они спускают ниже по иерархии. И даже если у вас крупная компания, сведение принципов работы компании сверху вниз обеспечит отражение её миссии в масштабах всей организации.
Каждый собственник определяет комфортные или мотивирующие для него цели в бизнесе — будь то постоянный рост, увеличение прибыли, внедрение инноваций или соблюдение баланса между работой и личной жизнью. Но как в итоге добиться того, чтобы сотрудники не саботировали работу, а выполняли её максимально эффективно, испытывая удовлетворение от процесса и результатов? Регламенты — один из таких инструментов, особенно если они написаны в соавторстве с сотрудниками.
Внедряем правильные регламенты
Шаг 1. Если сотрудник работает давно, и мы доверяем ему, сначала спрашиваем, что он делает, каковы его обязанности, с кем и как он взаимодействует. Также спрашиваем, каким он видит свой идеальный результат своего труда — конечный продукт. Если сотруднику будет тяжело написать это самому, необходимо с помощью наводящих вопросов помочь ему. На этом же этапе можно обсудить и регламентировать систему оплаты его труда.
Если сотрудник новый, а регламента еще нет, его формирует руководитель на основе предыдущего опыта, интуиции и прочих накопленных знаний. Далее в процессе работы регламент может быть оптимизирован уже при участии сотрудника, накопившего опыт в данной компании.
Шаг 2. Формируем количественные и качественные показатели труда сотрудника. Какой результат мы хотим получить от сотрудника? Какие функции и с каким результатом он должен выполнять? Какой объем работы в единицу времени он должен выполнять и с каким качеством? Описываем идеальное видение на основе тех принципов, о которых мы говорили в начале статьи. Если ваше видение и видение сотрудника на одни и те же процессы отличаются, обсудите, при каких условиях он будет выполнять то, что необходимо для продуктивной деятельности вашего предприятия и реализации планов его развития.
Шаг 3. Составьте список всех регламентов в вашей компании — на кого они распространяются, кто ответственный за их написание и исполнение. Опишите максимально возможное количество правил, регламентирующих работу каждого сотрудника и взаимодействие всех подразделений. В том числе, регламенты должны содержать правила документооборота, систему формирования заработной платы, поощрений и наказаний. Каждый сотрудник должен понимать, что он делает, в какие сроки, с каким качеством, и чем грозит неисполнение регламента.
Шаг 4. Утверждение регламента. В правильной компании правила — это не просто спущенный сверху свод распоряжений, а регламент, согласованный обеими сторонами. Тогда сотрудник сможет принять его, почувствовать свою ответственность и, как результат, показывать более высокую эффективность. Для формирования итогового текста регламента сотрудник и его руководитель обсуждают каждый пункт, при необходимости вносят коррективы и приходят к единому знаменателю. Причем, выполнение правил обязательно как для сотрудника, так и для его руководителя. Только так можно добиться доверия и взаимного уважения в компании.
Шаг 5. Оформите регламенты в удобном для восприятия и ежедневного использования формате. В идеале, если кроме электронной версии документа, которая может храниться в определенном месте на сервере или внутри корпоративной платформы, документ также будет распечатан на принтере и подписан обеими сторонами. Когда человек под чем-то расписывается, он внутренне принимает решение о том, что он согласовал эти параметры. Это накладывает большую ответственность как на создание документа, так и на исполнение отраженных в нем пунктов.
Начните с одного-двух сотрудников, чтобы протестировать внедрение регламента в организации. Если опыт окажется успешным, распространяйте его постепенно на всех сотрудников.
Важно понимать, что регламент — это гибкий свод правил, который может дополняться и видоизменяться под влиянием как внешних, так и внутренних ситуаций. Необходимо регулярно проводить аудит регламентов и при необходимости вносить соответствующие изменения.
